Hoe project governance jouw projecten en onderneming succesvol maakt

Projecten zijn tijdelijke organisaties om doelen te behalen die niet binnen de kerntaak van de onderneming passen. Daar ligt een uitdagend snijvlak. Want hoe zorg je voor een succesvol project dat daadwerkelijk bijdraagt aan het succes van je onderneming? Project governance is wat je nodig hebt. Een doordachte project governance helpt om het project op een succesvolle manier te lanceren, bij te sturen en goed te borgen. Je bereikt de projectresultaten sneller en je kunt beter prioriteiten stellen voor je geïnvesteerde euro’s. Dit zijn de 4 aandachtspunten om een ijzersterke project governance te maken.

1. Duidelijk onderscheid tussen permanente (onderneming) en tijdelijke organisatie (project)

Maak duidelijk wat de kerntaak van de onderneming is en wat de projectopdracht is. Het is belangrijk dat je beide zaken zuiver houdt, zodat mensen weten of ze werkzaamheden uitvoeren voor de kerntaak (en verantwoording afleggen aan de afdelingsmanager) of voor de project opdracht (en verantwoording afleggen aan de projectmanager). Door dit onderscheid kun je de onderlinge verbinding inrichten; de project governance. Deze project governance heeft de volgende taken:

      1. Initiatie van het project: het geven van de projectopdracht aan de projectmanager en beschikbaar stellen van middelen

      1. Prioritering en bijsturing van de projectopdracht en toekennen van middelen tijdens de fase overgang

      1. Ondersteunen van de projectmanager en promotie van het project binnen de onderneming

      1. Overdracht van het projectresultaat naar de onderneming

      1. Projectbeëindiging (décharge)

     

    2. Borgen van het ondernemingsbelang met besluitvormers (A,B en E)

    Veranderingen in de wereld, de markt of binnen de organisatie kunnen invloed hebben op het strategisch en zakelijk belang van het project voor de onderneming. Deze overwegingen overstijgen het projectteam en vallen buiten hun bevoegdheid. Dit hoort bij de project governance. Door de juiste besluitvormers uit de onderneming te betrekken tijdens de overgangsfases van het project, stel je steeds de prioriteiten van de onderneming voorop. Deze besluitvormers kunnen namelijk de toegevoegde waarde van het project voor de onderneming goed beoordelen. Ook evalueren de besluitvormers bij overgangsfases of de business case nog steeds positief is en of daar op bijgestuurd moet worden.

    3. Borgen van de project uitvoering met project sponsor (C)

    Je hebt een project sponsor in de project governance nodig om de belangen van het project binnen de onderneming te ondersteunen. De besluitvormers van de overgangsfases hebben vaak geen tijd voor deze rol. Een goede project sponsor hoort bij een bedrijfsonderdeel dat belang heeft bij het projectresultaat. En de project sponsor heeft genoeg statuur om zaken voor elkaar te krijgen.

    4. Borgen van het project resultaat (D)

    Voor een goede acceptatie van het project in de onderneming, is acceptatie van het projectresultaat nodig. Betrek daarom zo vroeg mogelijk bedrijfsonderdelen en eventuele externe stakeholders die het project na afronding overnemen. Dit zijn meestal degene die weer met het resultaat van het project aan de slag gaan, zoals de beheer organisatie, gebruikers van het gebouw of de service afdeling.

    Project governance goed inrichten en uitvoeren is in de praktijk niet eenvoudig. Overweeg je om een project te starten? Loop deze vier aandachtspunten nog eens na om een sterke project governance te maken. En heb je nog vragen, dan staan wij voor je klaar.

    Over Sjacco en Reinout

    Wij hebben beiden een passie voor projectmanagement en adviseren ondernemingen op dit gebied.  In onze praktijk zien wij vaak project-uitdagingen die ontstaan door de inrichting en/of uitvoering van project governance. Wij willen met dit artikel handreikingen geven om tot succesvolle projecten te komen.

     

     

    Jan Reinout Deketh PhD, van NETWERK-DEKETH 

    Adviseur Project Governance, Contractering, Concretisering van Partnerschappen 

    Sjacco de Vos MBA

    Sjacco de Vos MBA

    Adviseur Project management & Operational Excellence